جاب ویژن - شرایط استخدام منشی و کارمند اداری چیست و منشی و کارمند اداری چه وظایفی دارند؟

کارمندان اداری و منشی‌ها کارهای اداری مثل مکاتبات، تماس‌های تلفنی و بایگانی اسناد را انجام می‌دهند، قرارهای ملاقت را هماهنگ می‌کنند و کلی کارهای دیگر انجام می‌دهند. در واقع، کارمندان و منشی‌ها را می‌توان آچار فرانسه‌ی سازمان‌های بزرگ مثل ادارات دولتی تا کسب‌وکارهای کوچک مثل آموزشگاه‌ها و مطب‌های پزشکان دانست.

در حال حاضر نیاز سازمان‌ها به جذب کارمند اداری و تعداد آگهی‌های دعوت به همکاری برای جذب کارمند اداری، نسبتا بالا است و تعداد آگهی استخدام کارمند اداری در سازمان‌های مختلف کم نیست. برای مشاهده‌ی این آگهی‌ها می‌توانید به وب‌سایت کاریابی جاب ویژن مراجعه کرده و پس از قرار دادن فیلتر «گروه شغلی» روی «مسئول دفتر/امور اداری/اپراتور» در میان فرصت‌های شغلی موجود، جستجو کنید.

معمولا، شرایط و ساعات کاری کارمندان اداری، تفاوت چندانی با هم دیگر ندارند. کارمندان اداری باید به صورت تمام وقت در طول روزهای غیرتعطیل، در محیط‌های دفتری، مشغول به کار باشند. البته بعضی از کارفرمایان، نیازمند استخدام کارمند اداری نیمه وقت، به ویژه برای کار کردن در ساعات غیراداری هستند. البته بعضی از کسب و کارهای کوچک نیز برای صرفه‌‌جویی در هزینه‌ها، کارمند اداری را به صورت پاره‌وقت، به خدمت می‌گیرند. شرایط کاری منشی‌ها در سازمان‌های مختلفی تفاوت‌های زیادی با هم دیگر دارد و ممکن است کار آن‌ها پاره‌وقت یا تمام‌وقت باشد.

از سازمان‌های بزرگ و دارای سلسله‌مراتب گسترده گرفته تا دفاتر کوچک، نیاز به استخدام منشی وجود دارد. با این حال، با پیشرفت اتوماسیون و افزایش کاربردهای نرم‌افزارها در انجام امور اداری، فرصت‌های شغلی برای منشی‌های در دهه‌ی آینده، کاهش چشمگیری خواهد داشت. البته در کشورهای جهان سومی که هنوز بروکراسی و کاغذبازی‌های گاها غیرضروری اداری حاکم است، نیاز به منشی‌ها هنوز وجود دارد.

هم در استخدام منشی‌ها و هم در استخدام کارمندان اداری، تحصیلات خیلی مهم نیست و مهارت‌های نرم در اولویت قرار دارند. با این حال، سازمان‌ها معمولا برای این مشاغال، فارغ‌التحصیلان مقطع لیسانس رشته‌های علوم انسانی مثل روابط عمومی، علوم اجتماعی، روانشاسی، حقوق، کتابداری و ... را استخدام می‌کنند.

منشی‌ها و کارمندان اداری چه کارهایی انجام می‌دهند؟

کارهای اصلی کارمندان اداری عبارتند از:

• پاسخ دادن به به تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها و ارباب رجوع‌ها
• کپی گرفتن از اسناد مهم دیجیتالی یا کاغذی و بایگانی کردن آن‌ها
• سفارش دادن و نگهداری از لوازم و وسایل مختلف در سازمان از ساده‌ترین وسایل تا وسایل تخصصی و پیچیده
• همکاری در فرآیند قرارداد بستن با شرکت‌های دیگر
• فایل‌بندی برای بایگانی اسناد کاغذی
• تنظیم ملاقات‌ها و جلسات
• رزرو کردن اتاق‌های مختلف مثل اتاق‌های سمینار
• انجام کارهای لازم برای سفرهای کاری پرسنل مثل رزرو بلیط و ...
• مکاتبات اداری
• برنامه‌ریزی برای رویدادهای درون‌سازمانی
• مدیریت وب‌سایت و شبکه‌های اجتماعی سازمان
• تنظیم و تقسیم بودجه با کمک تیم حسابداری
• استخدام کردن، آموزش دادن و نظارت بر عملکرد کارمندهای اداری تازه‌کار

منشی‌ها نیز کارهای مشابهی به عهده دارند ولی حجم کاری منشی‌ها کمتر است و البته بعضی از مسئولیت‌های فوق را ندارند. وظایف منشی‌ها عبارتند از:

• کارهای روزانه را ثبت کند
• پرداخت‌های مالی را انجام دهد و فاکتورهای مهم را بایگانی کند
• قرارهای ملاقات را تنظیم کند
• به تلفن‌ها پاسخ دهد، پیام‌ها را دریافت کند و در حد اختیار به آن‌ها پاسخ دهد
• نامه‌نگاری‌ها و مکاتبات اداری را انجام دهد
• اسناد را تایپ کند و گزارش‌ها را آماده‌سازی نماید
• کارها را اولویت‌بندی نماید
• مشتریان و ارباب رجوع‌ها را بپذیرد و به آن‌ها خوش‌آمد بگوید
• اسناد مهم را بایگانی کند

حجم کاری کارمند اداری یا منشی بسته به اندازه‌ی سازمان و نوع فعالیت‌های آن، تفاوت‌های زیادی با هم دیگر دارند. در کسب و کارهای کوچک، یک منشی با ساعات کاری کم، می‌تواند کارهای دفتری را در حد نیاز انجام دهد.

کارهای منشی‌ها ساده‌تر و سبک‌تر از کارهای کارمند اداری است و به همین دلیل، بسیاری از سازمان‌ها، منشی‌ها را به صورت پاره‌وقت و با درآمد کمتر استخدام می‌کنند.

بعضی از سازمان‌های در حال رشد که اندازه‌ی متوسطی دارند، نیازمند جذب کارمند اداری هستند. معمولا حجم کارهای این کارمندان بسیار زیاد است، زیرا درآمد این سازمان‌ها برای به‌خدمت‌گیری تعداد زیادی کارمند اداری، چندان بالا نیست. با این حال، درآمد این کارمندان از منشی‌ها که معمولا حجم و ساعات اداری کمتری دارند، بالاتر است.

برای مشاهده‌ی آگهی‌های استخدام کارمند اداری و منشی کلیک کنید.

چگونه می‌توان منشی یا کارمند اداری شد؟

برای شروع کار خود به عنوان منشی می‌توانید حتی بدون داشتن مدرک تحصیلی دانشگاهی برای آگهی‌های استخدام منشی مطب، منشی باشگاه، منشی آموزشگاه و ... رزومه بفرستید و حتما از بیمه بودن خود مطمئن شوید. سپس می‌توانید با منشی‌گری در سازمان‌های بزرگتر راه خود را برای استخدام شدن به عنوان یک کارمند اداری باز کنید. کارفرمایان در استخدام منشی به مهارت‌های زیر توجه دارند:

• توجه به جزئیات
• مدیریت زمان و اولویت‌بندی کارها
• مهارت‌های ارتباطی و روابط عمومی قوی
• مهارت در سازمان‌دهی

البته اگر دارای مدرک لیسانس در رشته‌های فوق‌الذکر باشید، می‌توانید مستقیما برای آگهی‌های استخدام کارمند اداری رزومه بفرستید. در هر صورت استخدام شدن به عنوان یک کارمند اداری نیازمند های مهارت‌های نرم قوی مثل این مهارت‌ها است:

• مهارت در ارائه‌ی گزارش و توجه به جزئیات
• توانایی برنامه‌ریزی کارهای خود
• مهارت‌ بالا در سازماندهی و منظم بودن
• توانایی در مدیریت فشار و اولویت‌بندی کارها و حجم کاری
• توانایی پذیرش و درک دستورالعمل‌ها
• مهارت‌های کلامی و ارتباطی قوی
• پاسخگویی مناسب به تماس‌های تلفنی
• توانایی کار تیمی
• قابل اطمینان بودن و صداقت
• مهارت‌های مدیریت پروژه

آیا امکان پیشرفت در مشاغل منشی‌گری و کارمند اداری وجود دارد؟

بعضی‌ها تصور می‌کنند که منشی‌ها نمی‌توانند پیشرفت حرفه‌ای داشته باشند. این گفته، به هیچ وجه درست نیست. این شغل می‌تواند شروعی خوب برای ورود به بازار کار باشد. تحصیلات و تجربه می‌توانند راه پیشرفت شما را هموار کنند. شاید بعضی کارهای منشی‌گری ارتباطی با حوزه‌ی تخصصی شما نداشته باشند، اما در هر صورت برای شما سابقه کار محسوب می‌شوند. در بعضی از مشاغل، منشی‌ها همانند کارآموز هستند.

پس از استخدام شدن به عنوان کارمند اداری نیز این امکان وجود دارد که پله‌های ترقی را یکی از پس از دیگری طی کنید.

شغل کارمند اداری دارای مراحل و سطوح مختلفی است که تنها با تجربه می‌توانید از آن‌ها عبور کنید. تحصیلات، نقش چندانی در پیشرفت شما به عنوان یک کارمند اداری ندارند. قاعدتا هرچه تجربه‌ی شما بالاتر برود و سطح شما به عنوان یک کارمند اداری، بهبود یابد، دستمزد شما نیز بیشتر می شود. با این حال، این افزایش دستمزد شاید با افزایش حجم کاری همراه نباشد، اما مسئولیت‌های شما را بیشتر می‌کند.

برای آشنایی بیشتر با شغل کارمند اداری، کلیک کنید.